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要約力を身に付ける意味とは? 理解し、伝わる文章を書くため!!

ライティング

要約する意味とは

要約力の意味を調べてみると
情報の中から重要な「本質」の部分を抜き出し、簡潔にまとめる力とあります。

ビジネスシーンでこの要約力が重要と聞いたことがある人もいるかもしれませんね。

情報を簡潔にまとめる
こういうと理解できるでしょうか?

今僕が行ったのも、赤マーカーの部分を短くまとめてみたものです。

長く説明されればされるだけ分からなくなることがあります。
それは余計な情報が沢山入り、どこが重要な部分なのかがぼやけてしまうからです。

なぜ世の中の文章は長いの?

では、なぜ長く説明するのでしょうか?

それは同じ価値観の人であれば短く伝わりもしますが、そうでない人には「意味が分からない」となるのを防ぐためです。

先ほど僕が要約した文章は、「重要な部分を抜かして伝える訳がないからあえて強調しなくても分かるだろう」という価値観を基に短くしています。

これが「頭と終わりをくっつければ短くなるでしょ!」という価値観の人には、意味が違って伝わってしまう可能性がありますよね。

その危険性があるから『重要な「本質」の部分を抜き出し』と、言う一文が入っているのです。

この例から見ても、伝えようとする気持ちが文章をドンドン長くして行ってしまうのです。

長くなれば長くなるだけ、間違いが起きにくくなります。
だけどその反面、理解しにくくなってしまうのです。

要約力はなぜ必要なの?

それでは、なぜ要約が必要なのでしょうか?

間違いが起きないようにあの手この手を使って伝えている情報を
あなたの価値観であんたが理解できる内容になるまで短くする為です。

この時は短ければ短いだけ脳はしっかりと覚えてくれます。

要約した内容を人に伝える時はどうするの?

では、これを同じ会社の人やグループの人に伝えるためにはどうしたらいいのでしょうか?

会社やグループだと、一定の同じ価値観がそこに存在します。
その価値観の中で理解できるまで説明を増やす必要があるのです。

価値観とは考え方の事です。

あなたと沢山話していれば話しているだけ価値観は近いものになっていきます。
話す量が少なければ少ないだけ価値観のズレは大きくなっていくのです。

共通の価値観とは、社会によって出来上がります。

たとえば、日本とルーマニアでは当然違う価値観の部分があります。

A社とB社でも違う価値観の部分があります。

ぼくが生まれ育った家庭とあなたが生まれ育った家庭でも違う価値観の部分があります。

要約して理解したものを誰に伝えるのか?
それによって、どこまで説明しないといけないのかが変わってきます。

僕で言うと、家族に伝える時と、仲の良い大道芸人に伝える時と、宇都宮動物園のスタッフに伝える時と、よく見に来てくれるファンの人に伝える時

当然短い文章で伝える事を目的とした場合、話す内容が変わってきます。

ちょっとわかりにくくなってしまいましたか?

もし仮に、
ぼーっと歩いてる人がいたとします。
車が来ているのに気が付かずに赤信号を渡ろうとしていたとします。

この人が、大人なのか?幼稚園児なのか?で、話し方変わってきますよね。
大人にはあまり細かく伝える必要がないのに対し、
子供にはなぜ危険なのかも伝えたくなりませんか?

極端な例をあげるとわかりやすいと思ってこのような例をあげました。

要するに何が言いたいのかというと、相手に伝わるように話すためには、自分がちゃんと理解していないといけないという事なのです。

その理解する為には、長い文章を丸暗記するのではなく、
短い文章で簡潔に理解しないといけないのです。

その為に必要なのが要約力です。

相手によって伝え方を変えるのってどうやるの?

自分が理解していれば、伝える時は、相手を理解していれば伝えることはできます。
まずは自分がしっかりと理解する為に要約する必要があるのです。

そして、相手がだれで、
どういう価値観を持っている人かがわかれば
短い文章で伝えることができます。

これはあなたも日常で普段からやっている事です。
会ってしまえば、表情から伝わってるのか、
伝わってないのか分かりますからね。

だからそこまで難しく考えなくても大丈夫です。

ですが、文章となると、誰が読むのかわかりません。

そのため、誰に伝えたいのか?
どんな人に伝えたいのか?
このペルソナ設定が必要なのです。

ペルソナとは、ターゲットとなる具体的な1人という意味のマーケティング用語です。
これは架空ではなく、実在する人物でも構いません。

不特定多数の多くの人が読む文章だとしても、
ペルソナを設定し、この人だけはしっかりと理解できる。
これを意識すると、誰かと会って直接話すのと変わらなくなります。

それを超えてより多くの人をターゲットにすると、元の文章のように長い説明が必要になってくるのです。

短くて伝わる文章を書くためのまとめ

  • 情報を要約し、自分がしっかり理解する。
  • 伝える相手に合わせて必要最低限の情報量で伝える。

まとめるとこの二つになります。

前半の僕の文章を読んだ人は、
今回のテーマ

『要約力を身に付ける意味とは何か?
短く伝わりやすい文章を書くためにはどうしたらいいか?』

におけるぼくの価値観が分かっていると思いますので、
このまとめた2行でも、もう理解できますよね。

価値観が一緒になれば短い文章で伝える事が出来るようになるのです。

価値観は伝えることができます。
なので、価値観を伝えたうえで
短い文章でわかりやすく伝えていきましょう。

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